Tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số trong giao tiếp trực tuyến

Trực tuyến, cũng như trong đời thực, không chỉ là những gì bạn nói – mà còn là cách bạn nói.

Hãy nghĩ về email công việc cuối cùng mà bạn đã gửi. Các câu của nó có kết thúc bằng dấu chấm câu hay không? Nó được trang trí bằng biểu tượng cảm xúc – hay văn bản thuần túy?  

Bây giờ, hãy xem xét cuộc họp trực tuyến cuối cùng của bạn. Bạn có kiểm tra điện thoại hoặc email của mình ít nhất một lần trong cuộc họp không? Bạn có tạm dừng để chắc chắn rằng người nói kia đã kết thúc không? Bạn có thấy mình làm gián đoạn câu nói của họ vì đã không tính đến việc kết nối bị chậm trễ hay không? 

Theo chuyên gia lãnh đạo Erica Dhawan, đây là tất cả các ví dụ về “ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số” – một khái niệm được dùng làm tiêu đề cho cuốn sách mới của cô ấy. Giống như ngôn ngữ cơ thể trực tiếp của chúng ta, ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số liên quan đến các tín hiệu báo hiệu những điều như tâm trạng hoặc sự tương tác của chúng ta trong văn bản, điện thoại hoặc trong cuộc gọi điện video. 

Hiện nay, sự gia tăng của việc làm từ xa trong thời kỳ đại dịch chỉ khiến những vấn đề này trở nên cấp bách hơn, các nhà tâm lý học từ lâu đã biết rằng truyền thông kỹ thuật số đã chín muồi. Ví dụ, Dhawan trích dẫn nghiên cứu từ năm 2005 về cách mọi người giải thích sự mỉa mai. Trong đó, khoảng 56% số người phát hiện chính xác câu châm biếm khi nó được viết trong email nhưng có tới 79% những người cảm nhận được điều đó khi nghe thấy. Và nghiên cứu riêng của Dhawan cho thấy rằng những hiểu lầm kiểu này có thể dẫn đến sự mất mát lớn khi làm việc. Trong một cuộc khảo sát gần đây với 2.000 nhân viên và quản lý, cô nhận thấy rằng 70% cho biết giao tiếp kỹ thuật số kém là rào cản thường xuyên đối với công việc của họ, dẫn đến khoảng bốn giờ lãng phí mỗi tuần. Theo Dhawan: “Nếu bạn thống kê số giờ bị lãng phí, thì nó chiếm tới 10% của một tuần làm việc bình thường” 

Câu hỏi đặt ra: Vậy thì cái gì có thể làm được?. Dhawan tránh đưa ra các quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng về giao tiếp trực tuyến; thay vào đó, là một số câu hỏi, để chúng ta có thể chắc chắn rằng ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của chúng ta là có chủ đích và phù hợp với tình huống hiện tại. 

Vai trò của biểu tượng cảm xúc trong giao tiếp trực tuyến? 

Trước tiên, hãy xem xét giao tiếp bằng văn bản, bắt đầu bằng việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và dấu câu. Dhawan cho rằng các biểu tượng cảm xúc thường giúp làm sáng tỏ ý nghĩa của các từ, giống như một cái gật đầu hoặc một nụ cười. Cho dù bạn đang báo hiệu sự khẩn cấp hay phấn khích bằng TẤT CẢ CÁC CHỮ HOA, thiếu kiên nhẫn và bực bội với dấu “?!?” hoặc đánh giá cao lẫn nhau bằng biểu tượng cảm xúc nắm tay, bạn đang giúp văn bản của mình truyền tải cảm xúc mà bạn muốn thể hiện trực tiếp.

“Nghiên cứu cho thấy rằng khoảng 60% đến 80% giao tiếp mặt đối mặt của chúng ta là ngôn ngữ không lời, chẳng hạn như nhịp độ, tạm dừng, cử chỉ và giọng điệu. Tất cả những tín hiệu này mang lại năng lượng và sắc thái cảm xúc cho thông điệp của chúng ta” – Dhawan nói – “Theo nhiều cách, dấu chấm câu và việc sử dụng các ký hiệu trong thế giới kỹ thuật số là những phương tiện mới để bày tỏ cảm xúc”. 

Vì vậy, đừng cảm thấy ngại ngùng khi áp dụng các tín hiệu kỹ thuật số này khi thích hợp, và lưu ý rằng những người khác cũng có thể đang mong ợi đều đó. 

Khi nói đến giao tiếp cẩn thận, ít vội vàng hơn là tốc độ hơn – Erica Dhawan

Khi trao đổi tin nhắn bằng văn bản – có thể là email hoặc tin nhắn trực tiếp – bạn cũng nên suy nghĩ kỹ về thời gian trả lời và điều đó có thể nói lên mức độ quan tâm của bạn với dự án hoặc người đang liên hệ. Bạn có thể không muốn trả lời tin nhắn cho đến khi bạn hoàn thành công việc đó, nhưng sự chậm trễ có thể sẽ bị hiểu là sự thiếu quan tâm, từ đó dẫn đến những hiểu lầm. Trong những trường hợp này, Dhawan gợi ý rằng bạn nên gửi một câu trả lời ngắn gọn ban đầu để báo hiệu rằng bạn sẽ xem xét nó trong thời gian thích hợp. 

Cuối cùng, Dhawan nghĩ rằng chỉ cần đọc lại lịch sử những thông điệp mà bạn đã gửi đi để đảm bảo rằng ý nghĩa và nội dung cảm xúc rõ ràng và phù hợp thì có thể tiết kiệm thời gian và không dẫn đến các tình huống phức tạp trong tương lai. “Khi giao tiếp cẩn thận, ít vội vàng hơn là tốc độ hơn.” – đây có thể là một điều đơn giản nhưng lại thường xuyên bị lãng quên. 

Cuộc gọi điện video

Trong quá trình thực hiện các cuộc gọi điện video cũng sẽ xuất hiện một số vấn đề và không có cách nào dễ dàng để giải quyết những vấn đề đó. Theo quan điểm của Dhawan, chúng ta phải chấp nhận rằng các cuộc gọi điện video sẽ xuất hiện các tình huống lúng túng. Tuy nhiên, cô ấy có nhiều đề xuất để cải thiện trải nghiệm và cho phép thực hiện dễ dàng hơn. Ví dụ, trong các cuộc gọi nhóm, mọi người có thể giơ tay để yêu cầu được phát biểu ý kiến. Điều này cũng có thể hữu ích khi chỉ định một người kiểm duyệt cho cuộc gọi, đảm bảo mọi người bám sát chương trình làm việc và không bị phân tâm. 

Ngoài ra, Dhawan đặc biệt khuyên bạn không nên làm việc khác khi đang tham gia một cuộc gọi hoặc để bản thân bị phân tâm bởi các thiết bị khác. Cô ấy nói: “Trong cuộc họp, bạn nhìn xuống điện thoại của mình khi những người khác đang cố giao tiếp bằng mắt qua video với bạn. Bạn có thể nghĩ rằng sẽ không ai để ý, nhưng nó báo hiệu sự thiếu gắn kết và nhiệt tình. Và nếu bạn biết rằng có thể có sự gián đoạn thì bạn nên cảnh báo trước cho mọi người, hoặc ít nhất là gửi một tin nhắn vào hộp trò chuyện để giải thích lý do tại sao bạn rời đi, chỉ để nhấn mạnh sự tôn trọng của bạn đối với những người còn lại trong cuộc họp.

Niềm tin và sức mạnh 

Dù bạn sử dụng phương tiện nào, Dhawan lập luận rằng bạn nên duy trì ý thức về hai yếu tố – niềm tin và sức mạnh – trong quá trình tương tác trực tuyến của bạn. Tất nhiên, những điều này sẽ mang tính chủ quan, nhưng nếu có một khoảng cách rõ ràng giữa hai yếu tố này, bạn nên chú ý nhiều hơn. 

Nguyên tắc này áp dụng cho những người ở trên cùng của hệ thống phân cấp, cũng như những người ở những bước đầu tiên trong sự nghiệp. Một nhân viên thực tập nên nhạy cảm với phong cách giao tiếp của sếp để chắc chắn rằng họ không rơi vào cách cư xử không chính thức. Nhưng một điều cũng quan trọng không kém, người lãnh đạo có thể cân nhắc xem liệu phong cách giao tiếp của họ có đang cho thấy sự thiếu quan tâm chung đến nhân viên của họ hay không. Hai đồng nghiệp đã làm việc cùng nhau thường xuyên có lẽ sẽ thoải mái hơn trong ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của họ, họ sẽ có những thông điệp thân mật hơn. Nhưng cho dù như vậy, bạn cần thường xuyên đặt câu hỏi liệu bạn có thực sự đi theo cách bạn nghĩ hay không. 

Ngoài ra, chúng ta nên đặc biệt cẩn thận để bày tỏ sự cảm kích của mình. Dhawan nói: “Trước đây, cái bắt tay, nụ cười cho chúng ta những tín hiệu đó, nhưng trong giao tiếp trực tuyến, lòng biết ơn của chúng ta thường ít rõ ràng hơn, hoặc có thể không được thể hiện chút nào. Các biện pháp để khắc phục điều này có thể đơn giản như gửi một email tiếp theo, sau một cuộc họp ảo, để làm rõ rằng bạn đánh giá cao ý kiến ​​đóng góp của ai đó hoặc gửi email cho đồng nghiệp thừa nhận vai trò của họ trong một dự án. Chúng ta không thể cho rằng đồng nghiệp của chúng ta sẽ biết chúng ta đánh giá cao họ như thế nào.”

Giống như bất kỳ kỹ năng nào, việc hoàn thiện ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của bạn sẽ cần phải thực hành, chỉ một vài khoảnh khắc mỗi ngày có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ lo lắng và bối rối có thể xảy ra trong tương lai. 

 

Một số trích dẫn từ:
Cuốn sách Ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số, tác giả Erica Dhawan, Nhà xuất bản St Martin.

Cuốn sách Bẫy tình báo: Cách mạng hóa tư duy của bạn và đưa ra quyết định khôn ngoan hơn, tác giả David Robson, được xuất bản dưới dạng bìa mềm.

Huyền Hòa- ADSangtao.com
Theo: BBC